Tout comme plusieurs autres professionnels, le notaire est tenu de respecter un code de déontologie. Même si votre notaire vous connait bien, il doit respecter plusieurs règles afin d'assurer votre protection. En tout temps, le notaire doit agir avec professionnalisme pour ne pas nuire à la crédibilité de la pratique. Le notariat est un domaine très surveillé où les professionnels exerçant cette profession doivent faire preuve de vigilance dans leur pratique. Après tout, ils détiennent des informations confidentielles sur tous leurs clients.
Tout comme les médecins, les psychologues ou les enseignants, le notaire doit suivre un code de déontologie et répondre à différentes obligations. En tant que membre de l'Ordre professionnel des notaires du Québec, le notaire est tenu de respecter certaines obligations pour qu'il puisse contribuer à faire prospérer sa profession et, ainsi, assurer la protection du public. Les obligations professionnelles sont mises en place pour règlementer la profession. Étant donné qu'un notaire a accès à plusieurs informations confidentielles concernant ses clients, il doit faire preuve de professionnalisme en tout temps.
Obligations professionnelles, c'est quoi?
L'obligation professionnelle est, de par sa définition, un engagement officiel qui doit être respecté en tout temps sous peine de sanction. Les obligations professionnelles varient selon le domaine exercé par le professionnel. Le notaire, étant soumis à un ordre professionnel, doit notamment respecter certaines obligations légales et certains règlements régissant la profession, dont :
- La vérification de l'identité des personnes requérant un acte notarié et/ou la gestion de fonds;
- La sécurité de la gestion des sommes d'argent qui lui sont confiées par ses clients;
- La comptabilité en fidéicommis;
- La qualité des actes notariés;
- La confidentialité de ses clients;
- La formation continue minimale exigée par la Chambre des notaires.
La Chambre des notaires est très stricte pour tout ce qui concerne la vérification de la comptabilité. Elle exige même une inspection professionnelle comptable chaque année. Un notaire se doit d'être d'une rigueur et d'un professionnalisme à toute épreuve pour conserver son droit d'exercer et ainsi continuer à faire partir de l'Ordre des notaires où aucune infraction n'est tolérée sous aucune considération.
Identification du client
Afin de toujours pouvoir prouver hors de tout doute l'identité de son client, le notaire doit obtenir la preuve de l'identité de ce dernier. Même s'il connait personnellement son client, et ce depuis longtemps, le notaire a l'obligation de vérifier son identité et d'en conserver la preuve au dossier.
Les preuves d'identité provenant d'un organisme reconnu sont recommandées. Généralement une pièce d'identité de source fiable jumelée à une pièce d'identité avec photo dont la date est toujours valide convient parfaitement. Les pièces d'identité avec photo les plus recommandées et les plus utilisées sont :
- Permis de conduire
- Carte d'assurance-maladie
- Passeport
Certaines autres preuves d'identité peuvent être acceptées, cependant il est préférable de vérifier auprès du notaire pour s'en assurer. Certains autres documents peuvent parfois être exigés, si tel est le cas, le notaire en informera le client selon les circonstances. L'expertise des notaires en matière d'identification n'est plus à faire, ils sont même des précurseurs dans le domaine au Québec.
La gestion de l'argent du client
Certaines vérifications sont obligatoires avant de procéder au transfert de l'argent du client. Le notaire doit également s'assurer de la provenance sécuritaire des fonds de même que de :
- S'assurer que la somme à être transférée n'est touchée par aucune autre dette;
- S'assurer de la publication de l'acte notarié au bureau de la publicité des droits de la circonscription foncière (anciennement nommé « bureau d'enregistrement »);
- S'assurer que les fonds proviennent, soit par transfert électronique, soit par traite bancaire ou par chèque certifié.
La comptabilité en fidéicommis
Une fiche personnalisée est créée pour chaque client indiquant toutes les transactions financières effectuées dans les comptes en fidéicommis des notaires. Le notaire à l'obligation de garder ces fiches à jour. Tous les retraits et dépôts y sont comptabilisés. Un client qui le désire peut en demander une copie à son notaire en tout temps.
Les intérêts générés par ce type de compte en fidéicommis sont versés au Fonds d'études notariales qui permet de subventionner d'intéressants projets de recherche ainsi que de nombreuses activités afin d'assurer la protection du public dans le domaine de la justice et du droit dans la province de Québec. Toutefois, si un compte nécessite un long délai de transaction, il y a alors possibilité d'ouvrir un compte en fidéicommis « spécial » où les intérêts seront versés directement au compte du client. Il est possible que l'ouverture d'un tel compte engendre des honoraires et frais supplémentaires. Il est alors nécessaire d'en discuter avec son notaire.
Confidentialité des clients
Le notaire est tenu au secret professionnel. Il ne doit jamais divulguer des informations confidentielles concernant l'un de ses clients. Toutefois, si une personne communique avec le notaire dans le but de prévenir des actes de violence, le notaire doit consigner dans une déclaration sous serment les éléments suivants :
- Les circonstances dans lesquelles le renseignement lui a été communiqué;
- Le sujet de ce renseignement;
- Les informations relatives à la personne à qui il a communiqué le renseignement (le nom, les coordonnées, la date, l'heure, le mode de cette communication, etc.)
Une fois tous les renseignements recueillis et inscrits sur la déclaration, le document doit être conservé dans le dossier du client. De cette façon, le notaire et le client y auront accès au besoin, et ce, en tout temps.
Assurer le suivi de formation continue
Afin d'assurer la protection du public, la Chambre des notaires oblige ses membres à suivre une formation continue par période de deux ans. Tous les notaires sont assujettis à une formation minimale de 30 heures par deux ans pour assurer le maintien de leur compétence professionnelle et ainsi contribuer à l'amélioration de leur profession.
L'organisation d'activités de formation par d'autres organismes est également offerte aux membres et est fortement recommandée par la Chambre pour promouvoir la culture de la formation à tous les notaires du Québec.
En résumé
Le notaire est un officier public devant respecter à la lettre de nombreux règlements et de multiples obligations professionnelles. En tout temps, il doit être d'une rigueur absolue autant dans le maintien d'une confidentialité exemplaire que dans une qualité au niveau des documents, des registres, de la comptabilité que dans les conseils donnés à ses clients.
Le notaire, contrairement aux autres types de professionnels, doit rester neutre en toutes occasions et doit faire preuve d'une totale discrétion pour tous les dossiers qui lui sont confiés. Il doit s'assurer, qu'il connaisse le client ou non, de mettre toutes les preuves au dossier pour garantir autant l'identité du client que de lui assurer son entière compétence et une totale rigueur dans l'exécution de tous les documents, et ce, pour toute la durée de son dossier.
Tous les notaires faisant partie de la Chambre des notaires du Québec se doivent de respecter toutes les obligations de la profession notariale afin de conserver leur droit de pratique. Cette obligation est maintenue en vigueur afin de protéger les droits des clients ainsi que leur confidentialité en tout temps.